【誰でもカンタン】要約のテクニックの紹介!要約することで得られるメリットとは?

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はじめに

ライティングやブログをする上で要約術は欠かせません。ではいったいどうすればうまく要約できるのか?どんなメリットや効果があるのかをお伝えしていきます。言葉の力を鍛えることで、あなたが伝えたいことを「なんとなく伝わる」から、「しっかり伝わる」へと変化していくでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

要約力をつけるメリット

要約力をつけることで得られるメリットから解説します。

メリットは以下の5点があります。

  • 仕事の効率や評価が上がる
  • 企業の生産性が上がる
  • 顧客対応能力が上がる
  • 情報選別能力が磨かれる
  • コミュニケーション力が鍛わる

要約力は相手へ伝える際のメリットももちろんありますが、自分の頭の中を整理できるという「情報選別能力」も養えます。言葉が多いことで深く知ることは出来ますが、言葉が多いほど、伝わる部分は少なく、言葉が少ないほど、伝わる部分は多いのです。優先順位は「伝える」が先になるので、まずは簡潔に言葉を要約しましょう。

要約が苦手な人の6つのパターン

要約が苦手な人の6つのパターンは以下の6つになります。

  • 客観性がない
  • ひとりよがりである
  • 大事な要素が入っていない
  • 一文が長すぎる
  • 短すぎて多義性が高い
  • 話が途中で終わってしまい最後まで続かない

要約が苦手な人は総じて自分中心の文が多い。相手に伝える為には相手が何を欲しているのか、何を知りたいのかという相手目線が常に大事になります。伝えたいことが多すぎて一文が長くなったり、相手が知りたい大事な要素が入っていなかったりしていないか、自分の言葉を見直してみましょう。

大事なのはあなたが伝えたいことではなく、相手が伝えてほしいことです。

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要約の基本的な流れ

要約するためのステップを、順番に解説します。

ステップ1:全体把握

  • 原則 1 :全体像を把握する
  • 原則 2 :全体から細部へ

まずは全体を把握しましょう。

本で例えるなら「目次」を確認して、どんなことが書いてあるかを確認する作業です。ただ、全体だけ眺めていてもわからないので、気になる点があれば細部を確認します。

ステップ2:整理整頓

  • 原則 3 :段落分けをする
  • 原則 4 :段落ごとに見出しをつける
  • 原則 5 : 主語と述語を見つけ出す
  • 原則 6 :結論以外の部分を構造化する
  • 原則 7 :事実と主観を分けて考える

ここでは文章の構成がどうなっているかを考えます。

簡単にお伝えすると、「情報を整頓する」イメージです。まだ要点などは削らず、見やすくすることを心がけるステップになります。

ステップ3:要点の選別

  • 原則 8 :要約の基準・目的を明確にする
  • 原則 9 :重要な部分を選別し、優先順位をつける
  • 原則 10 :キーワードを探す

ここでは目的を確かめて重要な部分を選別する段階になります。

不要な部分は削り、必要な部分は残します。部屋を整頓したあとに出てきたゴミを捨てるイメージです。

ステップ4:抽象化

  • 原則 11 :情報をまとめて抽象化
  • 原則 12 :残すべき具体的な部分も考える

抽象度をあげましょう。

具体的の反対が抽象的です。どこかまとめられる文章はないか?同じような言い回しをしていたら、それをまとめることはできないか?など、似通っているところはまとめます。

ステップ5:最後の見直し

  • 原則 13 :まず結論から伝える
  • 原則 14 :全体像から説明
  • 原則 15 :キーワードを組み立てる
  • 原則 16 :読み手に役立つようにカスタマイズする

最後は相手の気持ちになり、「結論」「全体から細部」となるよう、最終見直しを行います。

さいごに

いかがでしたか?

要約力をつけることで自分にも相手にもメリットがあり、上記のステップで要約していくことで、誰でもかんたんに要約力を身につけることができるでしょう。要約が苦手な方は上記の5つのステップを真似てみてください。

参考文献

キンドルアンリミテッドで読むことが可能です。詳しく記載してありますので、是非一度購読ください

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