はじめに
ライティングやブログをする上で要約術は欠かせません。ではいったいどうすればうまく要約できるのか？どんなメリットや効果があるのかをお伝えしていきます。言葉の力を鍛えることで、あなたが伝えたいことを「なんとなく伝わる」から、「しっかり伝わる」へと変化していくでしょう。ぜひ最後までご覧ください。
要約力をつけるメリット
要約力をつけることで得られるメリットから解説します。
メリットは以下の５点があります。
- 仕事の効率や評価が上がる
- 企業の生産性が上がる
- 顧客対応能力が上がる
- 情報選別能力が磨かれる
- コミュニケーション力が鍛わる
要約力は相手へ伝える際のメリットももちろんありますが、自分の頭の中を整理できるという「情報選別能力」も養えます。言葉が多いことで深く知ることは出来ますが、言葉が多いほど、伝わる部分は少なく、言葉が少ないほど、伝わる部分は多いのです。優先順位は「伝える」が先になるので、まずは簡潔に言葉を要約しましょう。
要約が苦手な人の６つのパターン
要約が苦手な人の６つのパターンは以下の６つになります。
- 客観性がない
- ひとりよがりである
- 大事な要素が入っていない
- 一文が長すぎる
- 短すぎて多義性が高い
- 話が途中で終わってしまい最後まで続かない
要約が苦手な人は総じて自分中心の文が多い。相手に伝える為には相手が何を欲しているのか、何を知りたいのかという相手目線が常に大事になります。伝えたいことが多すぎて一文が長くなったり、相手が知りたい大事な要素が入っていなかったりしていないか、自分の言葉を見直してみましょう。
大事なのはあなたが伝えたいことではなく、相手が伝えてほしいことです。
要約の基本的な流れ
要約するためのステップを、順番に解説します。
ステップ１：全体把握
- 原則 １ ：全体像を把握する
- 原則 ２ ：全体から細部へ
まずは全体を把握しましょう。
本で例えるなら「目次」を確認して、どんなことが書いてあるかを確認する作業です。ただ、全体だけ眺めていてもわからないので、気になる点があれば細部を確認します。
ステップ２：整理整頓
- 原則 ３ ：段落分けをする
- 原則 ４ ：段落ごとに見出しをつける
- 原則 ５ ： 主語と述語を見つけ出す
- 原則 ６ ：結論以外の部分を構造化する
- 原則 ７ ：事実と主観を分けて考える
ここでは文章の構成がどうなっているかを考えます。
簡単にお伝えすると、「情報を整頓する」イメージです。まだ要点などは削らず、見やすくすることを心がけるステップになります。
ステップ３：要点の選別
- 原則 ８ ：要約の基準・目的を明確にする
- 原則 ９ ：重要な部分を選別し、優先順位をつける
- 原則 １０ ：キーワードを探す
ここでは目的を確かめて重要な部分を選別する段階になります。
不要な部分は削り、必要な部分は残します。部屋を整頓したあとに出てきたゴミを捨てるイメージです。
ステップ４：抽象化
- 原則 11 ：情報をまとめて抽象化
- 原則 12 ：残すべき具体的な部分も考える
抽象度をあげましょう。
具体的の反対が抽象的です。どこかまとめられる文章はないか？同じような言い回しをしていたら、それをまとめることはできないか？など、似通っているところはまとめます。
ステップ５：最後の見直し
- 原則 １３ ：まず結論から伝える
- 原則 １４ ：全体像から説明
- 原則 １５ ：キーワードを組み立てる
- 原則 １６ ：読み手に役立つようにカスタマイズする
最後は相手の気持ちになり、「結論」「全体から細部」となるよう、最終見直しを行います。
さいごに
いかがでしたか？
要約力をつけることで自分にも相手にもメリットがあり、上記のステップで要約していくことで、誰でもかんたんに要約力を身につけることができるでしょう。要約が苦手な方は上記の5つのステップを真似てみてください。
参考文献
キンドルアンリミテッドで読むことが可能です。詳しく記載してありますので、是非一度購読ください
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