文章の要素を明確に
段落分けする
段落分けをすれば、文章の切れ目や「どこからどこまでで一まとまりの内容か」を示すことができる。
空白行を設ける
段落分けと空白行を併用すれば、「内容が変化していること」だけでなく「どの程度内容が変化しているか」も示すことができる。
見出しを付ける
見出しを付ければ、内容の切れ目が、よりはっきりする。加えて、見出しの先の内容も、一目で理解してもらえるようになる。
文章を短く 文章を長く
情報が多すぎると、わかりにくくなる。
文章の情報量が多すぎると、理解しにくい文章になる。情報量を減らせば、理解しやすくなる。
余計な内容を省く
文章には余計な内容は盛り込まず、必要な内容だけを盛り込むようにする。
ポイントを絞る
必要な内容だけにポイントを絞って、文章を書くようにする。そうすれば、短い、すっきりとした文章になる。
短く表現できるものは、短く表現する
短く表現できるものは、短く表現する。
理解しやすい構造に
前文の中の言葉を繰り返す
前文の中で使われている言葉と同じ言葉・共通した言葉を使う。そうすれば、文同士が関係していることを、読み手に示せる。
指示語・代名詞を用いる
後の文・文章に、指示語を用いても、文・文章同士の関係性を示せる。
接続詞を用いる
接続詞を用いても、文・文章同士の関係性を示せる。
近い内容の話は、まとめて書く
近い内容がとびとびに書かれていると、読み手が理解するのに、余計な労力が必要になる。近い内容はまとめて書くようにする。
逆接の接続詞を多用しない
逆接の接続詞が多くなることがある。近い内容を、近い場所に書くようにする。すると、逆接の接続を減らせる。
不要な接続詞は省く
なくても文章がわかりにくくならない接続詞がある。順接・並立の接続詞は、なくても問題にならないことが多い。
並列している情報は、箇条書きにする
箇条書きを用いると、並列している情報を、わかりやすく表現できる。
伝えたい内容→ 補足する内容
あなた方が伝えたい内容を最初に述べ、その後に補足する内容を述べる。そうすれば、読み手は文章を読み進めることなく、あなたの伝えたい内容を理解できる。
全体→ 細部
いきなり細部を説明されても、理解しにくい。まずは全体像を示し、続いて細部を述べるように
時系列
人は、時系列に思考する。文章も時系列に書くと、理解しやすくなる。
本文に入れる場合、接続詞を用いる
何の前触れもなく脱線すると、本題と脱線とが混在し、読み手が混乱する。脱線する場合には、接続詞等を用いて、脱線することを明示する。
脚注で述べる
脚注を用いれば、細かい説明を省くことなく、文章の流れを歪めることもない。
文章の最初で構造を述べる
文章の最初で構造を述べれば、一目で構造を理解してもらえる。
必要な情報を盛り込む
理由を述べる
理由は、読み手が疑問に感じやすい要素だ。読み手が理由について疑問を感じそうであれば、文中で理由を述べるようにする。
相手が理解できる理由で述べる
相手の知識量・理解度に応じて、理由を述べる詳しさを変えなければいけない。
前提を述べる
理由の前提となる事実を、読み手が知らないと、理由を盛り込んでも理解できない。前提を知らない場合、文章中に盛り込むようにする。
具体的に述べる
人は言葉だけでなく、イメージによっても理解している。具体的に書けば、理解しやすい文章になる。
数字で示す
数字を用いると、イメージしやすくなる。数字は、読み手が感覚的に理解できる数字を用いる。
図・グラフを用いる
図・グラフを用いると、文章を長々と読ませることなく、一目で内容を理解させることができる。
その他、必要な情報を盛り込む
自分の文章に、必要な情報が抜けて落ちていないか、見直す。抜けているようであれば、盛り込むように。
その他 注意すべきこと
結論を先に述べる
先で述べる内容を、読み手に予期させるには、内容の核となる結論を、文章の始めの方で述べるのが良い。
文章の最初で、主題を示す
内容を予期させるには、文章の主題を最初で述べるのが良い。最初で「～について述べる」などといった１文を入れる「直接的」な方法と、主題に関連の深い内容の文・文章を最初に書く「間接的」な方法とがある。
見出しを付ける
見出しを書く。そして、見出しを書くのであれば、内容が分かるようなものを書く。
語順を工夫する
強調するには、強調したい要素を、文章の最後に持ってくる。
繰り返す
何度も内容を繰り返すことによっても強調できる。
視覚的な効果を用いる
内容を強調するには、「太字にする」「フォントサイズを大きくする」といった、視覚的な効果を用いるのも有効だ。
強調したくない箇所は強調しない
強調する箇所は、絞るようにする。そうすれば、強調した箇所だけに、読み手の注意を向けられる。
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